Les factures non parvenues (FNP) et les charges constatées d’avance (CCA) en pratique

À la fin d’un exercice comptable, l’entreprise doit s’assurer que toutes les charges sont rattachées à la bonne période. Il ne suffit donc pas de regarder la date de paiement ou la date de réception d’une facture : il faut déterminer à quel exercice la charge se rapporte réellement.

C’est dans ce contexte que les factures non parvenues (FNP) et les charges constatées d’avance (CCA) jouent un rôle important. Ces deux écritures de régularisation permettent de respecter le principe d’indépendance des exercices.

Même si les FNP et les CCA peuvent sembler proches, leur logique est différente :

• une FNP concerne une charge de l’exercice pour laquelle la facture n’a pas encore été reçue

• une CCA concerne une charge déjà comptabilisée, mais qui appartient en tout ou partie à l’exercice suivant

Dans cet article, nous allons voir comment distinguer ces deux situations, les comptabiliser et les appliquer à des exemples concrets.

1. Les FNP : une charge de l’exercice sans facture reçue

Une facture non parvenue est constatée lorsqu’une entreprise a déjà reçu un bien ou un service avant la clôture de l’exercice, mais n’a pas encore reçu la facture correspondante.

La charge doit tout de même être comptabilisée, car elle concerne l’exercice qui se termine.

Exemple concret

Une entreprise clôture ses comptes au 31 décembre N. Elle a reçu en décembre une prestation de conseil pour un montant de 2 000 € HT. La facture sera reçue seulement en janvier N+1.

Au 31 décembre, la prestation a déjà été réalisée. La charge doit donc être enregistrée dans l’exercice N, même si la facture n’est pas encore arrivée.

Comptabilisation

L’écriture de régularisation est la suivante :

Le principe est simple : on enregistre une charge qui concerne déjà l’exercice, même si la facture est absente.

Lors de la réception de la facture en N+1, l’écriture de régularisation est annulée ou régularisée afin d’éviter de comptabiliser deux fois la même charge.

2. Les CCA : une charge comptabilisée trop tôt

Une charge constatée d’avance correspond à une charge déjà enregistrée au cours de l’exercice, mais qui concerne une période future.

Dans ce cas, une partie de la charge doit être retirée de l’exercice en cours et reportée à l’exercice suivant.

Exemple concret

L’entreprise Simon clôture ses comptes au 30 juin N. Elle a souscrit un contrat d’assurance annuel du 1er mai N au 30 avril N+1 pour un montant de 12 000 €, payable le 1er mai N.

Au 30 juin N, le contrat couvre encore les mois de :

• juillet N ;

• août N ;

• septembre N ;

• octobre N ;

• novembre N ;

• décembre N ;

• janvier N+1 ;

• février N+1 ;

• mars N+1 ;

• avril N+1.

Cela représente 10 mois sur les 12 mois du contrat.

Le calcul de la CCA est donc :

12 000 € × 10 / 12 = 10 000 €

Les deux premiers mois, mai et juin, concernent l’exercice N. Les dix autres mois concernent la période suivante.

Comptabilisation

L’écriture est la suivante :

Cette écriture permet de retirer 10 000 € de charges de l’exercice N. Seuls les 2 000 € correspondant aux mois de mai et juin restent en charge pour l’exercice N.

La CCA est donc une charge déjà enregistrée que l’on reporte vers l’exercice suivant.

3. Une autre situation pratique : la facture couvre exactement l’exercice

L’entreprise Dupont clôture ses comptes au 31 mars N. Elle reçoit une facture de maintenance couvrant la période du 15 décembre N-1 au 31 mars N.

Dans cette situation, la facture couvre une période qui se termine exactement à la date de clôture.

Il n’y a donc :

• aucune période future à reporter → pas de CCA

• aucune facture manquante concernant l’exercice → pas de FNP

L’entreprise n’a donc aucune opération de cut-off à comptabiliser.

Cet exemple montre qu’avant de passer une écriture de régularisation, il faut toujours vérifier les dates exactes de la prestation et de la période couverte par la facture.

4. Exemple de location de voiture : la logique de la CCA

Supposons qu’une entreprise réalise une situation comptable au 30 juin.

Elle a enregistré une facture de location de voiture couvrant la période du 15 juin au 15 juillet.

La période du 15 juin au 30 juin concerne la situation comptable en cours. En revanche, la période du 1er juillet au 15 juillet concerne la période suivante.

La charge a déjà été enregistrée en totalité, mais une partie appartient à l’exercice suivant. Il faut donc comptabiliser une charge constatée d’avance pour la période du 1er juillet au 15 juillet.

Comptabilisation

L’écriture de principe est :

La difficulté est souvent de bien déterminer la période à retenir. Il faut isoler uniquement la partie de la charge qui concerne la période postérieure à la date de clôture ou de situation.

5. Comment distinguer rapidement une FNP d’une CCA ?

Pour éviter les erreurs, on peut se poser deux questions.

Première question : la charge concerne-t-elle l’exercice qui se termine ?

• Oui → elle doit être enregistrée dans cet exercice

• Non ou partiellement → la partie future ne doit pas rester entièrement en charge

Deuxième question : la facture a-t-elle déjà été enregistrée ?

• Non → si la charge concerne l’exercice, il faut probablement constater une FNP

• Oui → si une partie concerne l’exercice suivant, il faut probablement constater une CCA

On peut résumer la différence ainsi :

6. Les erreurs les plus fréquentes

La principale erreur consiste à confondre la date de facture avec la période concernée par la charge.

Une facture reçue avant la clôture peut concerner l’exercice suivant : il peut alors être nécessaire de comptabiliser une CCA.

À l’inverse, une facture reçue après la clôture peut concerner un service déjà consommé pendant l’exercice : une FNP doit alors être constatée.

Il faut donc toujours analyser :

1. la période de réalisation du service

2. la date de clôture

3. la date de réception ou d’enregistrement de la facture

4. la partie de la charge qui appartient réellement à chaque exercice

Conclusion

Les FNP et les CCA répondent à la même idée : rattacher les charges au bon exercice comptable.

La différence est toutefois essentielle :

• avec une FNP, la charge concerne déjà l’exercice, mais la facture n’est pas encore parvenue

• avec une CCA, la charge a déjà été enregistrée, mais une partie concerne l’exercice suivant

En pratique, la méthode la plus efficace consiste à toujours commencer par analyser la période réellement couverte par la dépense. Une fois cette période identifiée, le choix entre une FNP, une CCA ou l’absence de régularisation devient beaucoup plus simple.

Testez vos connaissances

Pour vérifier si vous maîtrisez la distinction entre les FNP et les CCA, vous pouvez réaliser le test suivant :

Test de comptabilité : Les FNP et les CCA en pratique

Le test comprend trois situations pratiques portant notamment sur :

• le calcul d’une CCA pour un contrat d’assurance

• l’absence de régularisation lorsqu’une facture couvre exactement la période jusqu’à la date de clôture

• l’identification d’une CCA dans le cas d’une location couvrant deux périodes