L'automatisation des devis : gagner du temps et éviter les erreurs

Les devis sont un élément essentiel du processus de vente. Ils permettent d'informer le client sur les caractéristiques, les prix et les conditions de vente d'un produit ou d'un service.

Cependant, la réalisation manuelle de ces documents peut être une tâche fastidieuse et chronophage, sans parler des erreurs éventuelles qui peuvent également survenir. L'automatisation des devis offre donc de nombreux avantages, tant au niveau du gain de temps que de la fiabilité des informations fournies. Dans cet article, nous verrons les principaux atouts de cette approche innovante.

Gagner du temps avec l’automatisation des devis

La gestion des devis peut représenter un enjeu majeur pour les entreprises, principalement en raison du temps consacré à cette activité. En effet, la création de chaque devis implique plusieurs étapes :

• Rassembler les informations nécessaires (caractéristiques du produit, prix, conditions de vente...)

• Saisir les données dans un modèle de document préétabli

• Identifier et corriger d'éventuelles erreurs

• Envoyer le devis au client et assurer le suivi commercial

Avec l'automatisation des devis, certaines de ces étapes peuvent être grandement simplifiées, voire supprimées. Les données peuvent être pré-saisies grâce aux systèmes de gestion intégrés, ce qui élimine la nécessité de rechercher manuellement les informations sur chaque produit ou service. Le devis peut également être généré automatiquement à partir d'un modèle prédéfini, en fonction des données fournies par le client (quantité, délai...). Enfin, l'envoi du document et le suivi commercial peuvent eux aussi être automatisés pour faciliter la gestion de la relation client. D’ailleurs, de nombreux outils permettent aujourd’hui l’envoi de devis automatisés, comme Tiime qui propose un logiciel de création de devis personnalisé.

Exemple concret : automatisation des devis dans une entreprise de vente de biens

Imaginons une entreprise spécialisée dans la vente de biens divers, tels que des articles de papeterie, du matériel informatique, etc. Pour établir un devis, le commercial doit d'abord consulter les fiches techniques et tarifaires des produits concernés, puis rédiger le document avec les informations appropriées. Ce processus peut prendre plusieurs heures, notamment si le devis comporte un nombre important de références.

Grâce à l'automatisation, toutes ces étapes sont grandement simplifiées : le commercial n'a plus qu'à sélectionner les produits demandés par le client dans un catalogue numérique et peut générer instantanément un devis personnalisé et détaillé, sans avoir besoin de vérifier manuellement les prix ou les conditions de vente. De plus, le suivi commercial est facilité puisque le système peut envoyer automatiquement des rappels ou des relances aux clients.

Éviter les erreurs grâce à l’automatisation des devis

Outre le gain de temps, l'automatisation des devis permet également d'améliorer la fiabilité des informations fournies. En effet, lors de la saisie manuelle des données, il est possible de rencontrer différents types d'erreurs :

• Erreurs d'inattention (mauvais prix, mauvais produit...)

• Oublis (conditions de vente, acompte...)

• Incohérences (description contradictoire, illustration non adaptée...)

Ces erreurs peuvent avoir des conséquences fâcheuses pour l'entreprise, notamment en termes de réputation et de satisfaction client. En automatisant la création des devis, on réduit considérablement les risques d'erreur :

1. Les informations sont directement issues des systèmes de gestion intégrés, ce qui évite les erreurs de saisie ou d'inattention.

2. Les processus automatiques permettent de vérifier la cohérence des données avant leur intégration dans le devis. Par exemple, s'il existe une contradiction entre la description d'un produit et son illustration, le système peut signaler cette erreur et bloquer sa comptabilisation.', '

3. Enfin, l'utilisation de modèles préétablis garantit que chaque devis comporte bien tous les éléments requis, comme les conditions de vente ou les modalités de paiement.

Illustration : automatisation des devis dans une entreprise de services

Reprenons l'exemple d'une entreprise prestataire de services, telle qu'une agence web. Chaque projet soumis par un client doit faire l'objet d'un devis détaillant les différentes étapes et coûts associés. Ce type d'activité implique donc une grande variabilité des données à intégrer dans le document, avec un risque d'erreur d'autant plus important.

En automatisant la création des devis, l'entreprise peut minimiser ce risque : les tarifs et prestations sont directement issus de sa base de données interne, avec une vérification automatique de la cohérence des informations. Ainsi, si un commercial souhaite ajouter une prestation qui n'est pas compatible avec celle déjà sélectionnée (par exemple, un hébergement web inadapté au type de site développé), le système l'en empêche et suggère des alternatives adaptées. Les clients bénéficient ainsi de devis personnalisés et fiables, tout en optimisant le temps passé par l'équipe commerciale sur cette tâche.