Sécurisez et dématérialisez vos bulletins de paie en toute conformité

Bien plus qu'une simple tendance à adopter, la dématérialisation des bulletins de paie est devenue un impératif pour les ressources humaines d'une entreprise. Gage de gain de temps, elle permet aussi d'en assurer la conformité légale et renforce la sécurité des données.

Dématérialisation des bulletins de paie : côté loi

Autorisée depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des bulletins de paie est soumise à une série d'obligations :

• le format du document peut respecter les normes de l'archivage électronique à valeur probante,

• le bulletin de paie doit être accessible à tout moment, librement,

• et enfin, il doit être conservé dans un environnement sécurisé et hautement certifié.

Les entreprises faisant le choix de la digitalisation doivent se conformer à ces exigences et notamment faire appel à un coffre fort électronique pour bulletin de paie. Idéale pour stocker et partager les documents importants, cette solution digitale est conforme au RGPD. Certifiée depuis 2021, Silae s'adapte aux besoins de votre entreprise et vous permet d'assurer le stockage et la distribution de vos bulletins de paie dans les règles.

Bon à retenir : les employeurs sont libres de remettre les bulletins de paie de manière dématérialisée, sans avoir obtenu l'accord préalable de leurs salariés. Ces derniers peuvent malgré tout s'y opposer.

Salariés et ressources humaines : quels avantages ?

Lorsqu'elle est réalisée dans les règles, la dématérialisation des bulletins de paie garantit la traçabilité, mais également la confidentialité et la conformité des envois effectués. Mais, quels sont ses gains les plus concrets ? Faisons le point côté employés et côté ressources humaines.

Pour les salariés

Grâce aux bulletins de paie dématérialisés, les salariés d'une entreprise bénéficient d'un accès rapide à leurs documents confidentiels. Intuitive, une interface leur permet, en effet, de les consulter de façon sécurisée, au moment de leur choix. Ils profitent aussi d'un archivage automatique. Cette conservation légale est garantie pendant 50 ans ou effective jusqu'au 75 ans du salarié. Elle permet d'éviter les pertes et simplifie certaines démarches. Le tout, tout en ayant l'assurance que ces données, privées, restent strictement confidentielles.

Pour les entreprises

Pour les entreprises, la digitalisation des bulletins de salaire aide à gagner un temps précieux, et ce, aussi bien pour l'édition que pour l'envoi ou encore l'archivage des différents documents. Ces opérations, simples, mais chronophages, sont automatisées et un temps précieux, dégagé pour d'autres tâches à valeur ajoutée. On note aussi une réduction importante des coûts, qu'il s'agisse des frais liés à l'impression ou aux affranchissements des courriers. Autre avantage probant : automatiser ces opérations permet d'éviter les erreurs humaines et les oublis. Et, enfin, on peut évoquer l'amélioration de l'image de la société, aussi bien aux yeux de ses clients ou partenaires que de ceux de ses employés, souvent sensibles aux bénéfices de la digitalisation en entreprise.

Loin d'être accessoire, la dématérialisation des bulletins de paie est une pratique vivement recommandée pour assurer la conformité et la sécurité de ces documents. Grâce à des solutions polyvalentes et certifiées, parfaitement adaptées aux exigences des entreprises, les ressources humaines peuvent moderniser leurs processus tout en respectant la réglementation en vigueur.